任务管理方法论:GTD入门

GTD的英文全称是Getting Things Done ,即“把事情做成”。它是做任务管理的一套方法论。

什么是任务管理?我们工作、学习和生活中有很多事情要做,事情一多就会变得杂乱,我们的大脑不能记住所有我们需要做的事,于是我们会忘记某些重要的事情。我们可以把所有我们要做的事情,看作是一个个的任务,对任务进行记录、整理并去完成任务的过程就是任务管理。

为什么要用GTD来做任务管理

GTD是用来做任务管理的一整套理论流程。

我们还在学校念书的时候,老师在放假的时候留作业,如果作业很多,我们会拿一张纸记下来,放假的时候,按照记录的一项一项完成。这就是一种最简单的任务管理。

这样做的好处是,你不用费力的记在脑子里,不用担心自己会忘掉,也就不会心里面悬着一个事。这样的做法,我们老早已学会。这样看来,我们早就会做任务管理了。

工作和生活中的事,比学生时代要多一些,很多事情交杂在一起,我们疲于应付,即使全部记下来,也不能像处理学生时代的作业那样简单的处理完它们。

而且,事情多了,先做哪件事,再做哪件事,以及怎么做,我们都很难有一个把握。

另外还有一些情况,我举些例子:

当你在做手头上的工作时,你的同事过来告诉你另一件事需要做,这个时候应该停下手头上的事,去做同事的这件事,还是先放着;

当有一项任务必须下周三才能做,可是到那时候你不一定记得,你该怎么办,设置一个日程提醒吗,可是如果这类事情很多,又或者那天你可能还要安排其他的工作,你该怎么处理;

当你要同时处理好几个项目的时候,而这些项目的交付时间又相差不大,你应该如何评估自己的时间,如何让自己在做一件事的时候,不会心里老是想着另一件没有做的事,而导致总是心里不安呢;

这些问题就是GTD想解决的问题, 它让我们聚焦在当前所做的事情上,不去担心其它的事。因为其它的事你确定你不会遗漏,那么你就会在工作或者学习中达到一种“心如止水”的没有压力的境界。

“心如止水”,这是GTD概念的创始人戴维·艾伦提出来的一种工作状态。他说 “任何没有找到应有的位置和恰当存在方式的事务,都会盘踞在我们的脑海中,成为悬而未决的问题。” ,这种悬而未决会加深我们的焦虑。GTD不仅能减少这种悬而未决的焦虑,更能使我们在工作中获得更高的效率和更好的生活状态。

如何使用GTD

GTD总共有5个步骤:收集、厘清、整理、执行、回顾。

我可以根据这张流程图,如图2-1来简单说一下,说完应该就算完成了GTD的入门,后面就看个人的实践,这里面的很多步骤,需要在实践之后才会体会更深,也会有自己的理解。

收集

首先是收集,收集到的东西我们称之为材料。收集什么呢? 收集任何引起我们注意的事物。收集的时候不做任何的判断,先收集下来再说。

比如,你在工作的时候,同事告诉你你有一个文档处理错了,需要修改一下,这件事情不是非常重要也不是非常紧急的,你就先记下来:“a项目文档有错误,需要修改”,然后继续做当下的事;

比如,你突然想到要买一个键盘,但是现在没时间去上网看,况且是在上班时候,你就可以记下来:“买键盘”,然后继续做当下的事;

比如,你处理现在的工作时,发现一个相同的问题c项目也要验证一下问题适否存在,你就可以记下来:“验证c项目是否存在xx问题”,然后继续做当下的事;

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